Sitzungstier digital
Vorbereitungen für eine digitale Konferenz
Welche Vorbereitungen muss ich treffen, damit die digitale Sitzung / Konferenz ein Erfolg wird? Welche Fragen müssen wir vorher beantworten, an was alles denken? Wir haben im folgenden Kapitel versucht, die grundlegenden Fragen zu beantworten, die sich bei der Vorbereitung einer digitalen Sitzung / Konferenz ergeben.
Bitte beachten: Diese Vorschläge und Antworten basieren auf unseren Erfahrungen und Erkenntnissen. Sie stellen keinen vollständigen Überblick über Möglichkeiten und Angebote auf dem Markt dar.
Weitere Fragen? sitzungstier@bdkj-freiburg.de
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Auswahl der Konferenztools
Bei der Auswahl des passenden Videokonferenz-Tools sollten verschiedene Punkte berücksichtigt werden, letztendlich hängt jedoch die Entscheidung ganz von persönlichen Vorlieben und von der geplanten Veranstaltung ab. Im Netz finden sich diverse Vergleiche verschiedenster Tools (z.B. Stiftung Warentest oder Chip Magazin).
Folgende Fragen sind für uns relevant:
- Muss ich für die Nutzung einen Account anlegen (meine Daten preisgeben?)
- Müssen die Teilnehmer*innen für die Nutzung einen Account anlegen?
- Muss für die Nutzung Software heruntergeladen werden?
- Ist das Tool kostenlos oder welche Kosten entstehen genau?
- Wie verbreitet ist das Tool schon bei der Zielgruppe?
- Wie ist der Datenschutz umgesetzt? (z.B. Passwortschutz, Warteraum, Sperren des Meetings, Aufzeichnung des Meetings…)
- Wo stehen die Server des Anbieters, also nach welchen rechtlichen Datenschutz-Verordnungen wird das Tool betrieben?
- Wie stabil läuft das Tool z.B. bei sehr großenMeetings oder bei Mediennutzung?
- Welche zusätzliche Funktionen gibt es (z.B. Chat, Breakout-Räume, Umfrage, Whiteboard ...)
- Wie benutzerfreundlich ist das Tool für mich als Moderator*in aber auch für die Zielgruppe?
Was ist der Zeit- und Aufgabenplan?
Ähnlich wie bei einer Sitzung in Präsenz sind auch bei digitalen Sitzungen Aufgaben- und Zeitpläne hilfreich.
- Zeitplanung (welche Einheit, welcher Programmpunkt geht von wann bis wann?)
- Inhalte (worum geht es, was ist das Lernziel, das erwartete Ergebnis?)
- Rollenverteilung / Zuständigkeiten (wer ist zuständig, wer ist Referent*in, Moderator*in, Time-Keeper -> siehe Rollen Methodenbox)
- Material (welches Material (digital, Papier..) wird benötigt, wer organisiert es?)
- wichtige Hinweise (Videos, Tonspuren, Bilder, Links, Mailadressen o.ä., die allen zugänglich gemacht werden müssen)
- bei längeren Veranstaltungen: Rahmenprogramm einplanen
- ausreichend Pausen (alle 15 Minuten Aktivierung TN oder Methodenwechsel, alle 60-90 Min mind. kurze Pause, alle 2,5-3 Std längere Pause)
Beim Vorab-Test können die Teilnehmer*innen testen, ob bei ihnen alles störungsfrei läuft, wie z.B. Videokonferenztool, weitere Tools die genutzt werden (z.B. für Umfragen). So lässt sich nebenher erfahren, wie viel Kenntnisse die Teilnehmer*innen mitbringen und ob ich meine Planungen anpassen muss (z.B. mehr/weniger Zeit für technische Erläuterungen).
Zu Beginn lassen sich die gängigen Tools des Videokonferenz-Systems testen: Mikrofon / Kamera an-/ausschalten, Chat nutzen, wie geht die Anmeldung. Die Teilnehmer*innen dürfen auch Fragen stellen. Auch Links zu externen Seiten (Youtube-Videos, pdfs aus dem WWW, Webseiten usw.), die in den Chat gestellt werden, können gemeinsam getestet werden. Achtung bei Links: Ungeübte Teilnehmer*innen „finden“ oft nicht mehr in den Konferenzraum zurück.
Zu Beginn lassen sich die gängigen Tools des Videokonferenz-Systems testen: Mikrofon / Kamera an-/ausschalten, Chat nutzen, wie geht die Anmeldung. Die Teilnehmer*innen dürfen auch Fragen stellen. Auch Links zu externen Seiten (Youtube-Videos, pdfs aus dem WWW, Webseiten usw.), die in den Chat gestellt werden, können gemeinsam getestet werden. Achtung bei Links: Ungeübte Teilnehmer*innen „finden“ oft nicht mehr in den Konferenzraum zurück.
- Laptop mit sicherer Internetverbindung (ggf. LAN-Kabel)
- gutes Mikrofon (Grundlage für gute Kommunikation!), falls mehrere Personen im Raum sind, ist ein Headset dringend nötig)
- ggf. zweiter Bildschirm (bietet sich z.B. bei Textarbeit oder bei Nutzung von weiteren Tools an)
- Hintergrund (die Teilnehmer*innen sollen sich rechtzeitig die Frage stellen, wie viel Hintergrund (Privatsphäre) sie zeigen wollen und bekommen die Möglichkeit, einen virtuellen Hintergrund zu nutzen
- für eine Lichtquelle vor dem Gesicht sorgen
Technik-Support
Mit der Anmeldebestätigung, den Zugangsdaten und weiteren Informationen zur Sitzung kannst du den Teilnehmer*innen auch eine Telefonnummer für Technischen Support mitteilen, für den Fall dass jemand Beratung braucht oder technische Probleme hat (besser keine Mailadresse o.ä. als Support angeben, denn wenn es technische Probleme gibt, ist vielleicht keine Mail versendbar).
Rahmengestaltung
Kann bei digitalen Sitzungen überhaupt ein Gemeinschaftsgefühl entstehen?
Auf jeden Fall! Ein bisschen Spiel und Spaß darf auch bei einer Online-Konferenz nicht fehlen.
Das lockert die Stimmung auf und bietet Möglichkeiten zum Austausch unter den
Teilnehmenden – und dank einem breiten Angebot an digitalen Tools eröffnen sich vielfältige Möglichkeiten zur Rahmengestaltung.
Auf jeden Fall! Ein bisschen Spiel und Spaß darf auch bei einer Online-Konferenz nicht fehlen.
Das lockert die Stimmung auf und bietet Möglichkeiten zum Austausch unter den
Teilnehmenden – und dank einem breiten Angebot an digitalen Tools eröffnen sich vielfältige Möglichkeiten zur Rahmengestaltung.
Digitale Sitzungen können ganz schön kraftraubend sein – besonders, wenn sie länger oder gar über mehrere Tage verteilt stattfinden. Umso wichtiger ist es, dass es neben langen Diskussionen auch genug Raum für gemütliches Beisammensein gibt.
Abendprogramm
Nach einem anstrengenden Sitzungstag ist ein schönes Abendprogramm oft eine gute Idee, um den Tag gemütlich ausklingen zu lassen. So können auch Gespräche entstehen, die sonst im digitalen Raum nicht möglich sind. Das stärkt das soziale Miteinander, schafft Gelegenheiten zum persönlichen Austausch zwischen den Teilnehmenden und macht einfach jede Menge Spaß!
Care-Paket
Care-Pakete, die den Teilnehmenden vorher per Post zugesandt werden, bringen viele positive Effekte mit sich. Die Teilnehmenden fühlen sich persönlich wertgeschätzt und haben trotz der digitalen Sitzung etwas zum Anfassen vor sich – was für den Einen oder die Andere die Hürde zur Teilnahme nochmal etwas senkt. Außerdem können Materialen verschickt werden, die dann im Laufe der Konferenz verwendet werden – das eröffnet eine ganz neue Bandbreite an Möglichkeiten zur Sitzungsgestaltung. Care-Pakete machen den Teilnehmer*innen Freude und motivieren sie für die digitale Veranstaltung.
Beim Zusammenstellen der Pakete sind der eigenen Kreativität keine Grenzen gesetzt – hier eine kleine Zusammenstellung unserer persönlichen Lieblinge:
Futtern (Nüsse, Gummibärchen, Limo-Pulver, Kakao, faire Schokolade, Rezepte (z.B. für Tassenkuchen, …)
Praktisches (Stimmungskarten, Material für Anschuggerle, Impuls, Unterlagen, …)
Spaß (Versammlungs-Bingo, Strohhalme aus Glas, Wunderkerzen, Konfetti, Bastel-Sachen, …)
Treffen in virtuellen Welten
Du planst ein Abendprogramm für eine große Gruppe und suchst dafür nach einem gemütlicheren oder aufregenderen Rahmen als den normalen Konferenzraum?
Du hast tolle Ideen für Spiele und +interaktive Programmpunkte und suchst nach einer Möglichkeit, diese in deine online-Konferenz zu integrieren? Dann könnte gather.town oder wonder.me etwas für dich sein!
Wie das Ganze funktioniert und welche Möglichkeiten dir z.B. diese Tools anbeiten, erfährst du in diesen Tutorials:
Spiele
Ihr wollt auch digital nicht auf Spiele verzichten? Es gibt gute Nachrichten für euch, denn auch in der digitalen Welt stehen euch viele spannende und beliebte Spiele kostenlos zur Verfügung, die ihr aus Präsenz-Veranstaltungen schon kennt. Diese hier sind unsere Favoriten:
Montagsmaler -> Skribbl.io
Werwolf -> Werwolf online
Flüsterpost/Stille Post -> Garticphone
Löffel/Zahnbürstenmörder -> Among us (im App-Store)
Codenames analog -> Codenames online
Stadt Land Fluss -> stadtlandflussonline.net
Zuletzt findet ihr HIER noch eine Liste der DPSG mit vielen weiteren Spielideen.
Hybrides
Wer sagt denn, dass man nicht auch digitale und analoge Aktivitäten kombinieren kann? Gemeinsames am Lagerfeuer sitzen und singen lässt sich zum Beispiel auch digital machen. Dafür braucht man nur eine Person, die ein Lagerfeuer machen und eine Kamera darauf richten kann. Wenn dann noch jemand mit musikalischem Talent anwesend ist, die gut alleine (!) singen oder ein Instrument spielen kann, könnt ihr gemeinsam am Lagerfeuer singen! (wegen Übertragungsverzögerungen müssen die Mitsänger*innen allerdings stumm geschaltet sein).
Andere Möglichkeiten sind z.B. gemeinsames Kochen (Rezepte oder Zutaten können im Vorhinein mit einem Care-Paket verschickt werden), eine digitale Party (zum Beispiel über Tools wie Gathertown oder auch mit verschiedenen Breakout-Sessions) oder ein gemeinsames Abendessen.
Aktive Pausengestaltung
Pausen sind wichtig, klar. Besonders digitale Sitzungen werden schnell anstrengend und es ist essentiell, ausreichend Pausen einzuplanen. Aber im Gegensatz zu Präsenztreffen kann man sich nicht einfach mit den anderen Teilnehmenden unterhalten und neue Kontakte knüpfen. Damit eine Pause nicht einfach nur zum Warten auf den nächsten Programmpunkt wird, gibt es das Konzept der aktiven Pausengestaltung. Aktiv und vor allem interaktiv gestaltete Pausen bieten die Möglichkeit für Austausch oder bringen etwas Bewegung und Auflockerung auch in die Sitzung.
Hier stellen wir zwei Möglichkeiten zur aktiven Pausengestaltung vor:
1) Informelle Kaffeeküche
Eine gemeinsame Kaffeepause kann über die verschiedensten Tools realisiert werden: von Zoom bis Gather.town. Sie bietet die Möglichkeit zum Austausch und informellen Beisammensein – fast, wie bei einer Präsenzsitzung. Dadurch können Gespräche mit Themen außerhalb der Tagesordnung entstehen.
2) Bewegung & Action
Wenn man den ganzen Tag vor dem Computer sitzt, tut etwas Bewegung und Abwechslung gut. Schickt doch eure Teilnehmenden einmal um den Block oder gebt ihnen einen Outdoor-Auftrag, der in der Pause erledigt werden soll.
Anschuggerle, Impulse & Co
Anschuggerle und Impulse spielen allgemein bei unseren Sitzungen und vor allem bei digitalen Veranstaltungen eine wichtige Rolle. Sie bieten Denkanstöße und können als Motivationsschub dienen. Anschuggerle sind oft mit Bewegung verbunden, was die Teilnehmenden wieder munter machen soll. Außerdem machen sie viel Spaß.
SPIRI-IMPULSE
Spirituelle Impulse werden meisten an den Anfang und das Ende einer Sitzung gesetzt. Sie geben den Teilnehmenden Denkanstöße mit auf den Weg. Gerade am Ende einer Sitzung eignen sich Impulse solcher Art um den Teilnehmer*innen was mitzugeben, was sie den Tag über noch beschäftigt (oder auch nicht).
Methoden & Tools
Gerade wenn Sitzungen in digitaler Form durchgeführt werden, ist es hilfreich, sich mit einigen Methoden und Tools auseinanderzusetzen oder sich an Erfahrungsberichten zu orientieren. Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten, weshalb wir euch eine Auswahl an Methoden und Tools bereitgestellt haben, mit denen wir bereits gute Erfahrungen gemacht haben.
Abschluss & Reflexion
Genau wie bei präsenten Sitzungen ist auch im digitalen Raum ein guter Abschluss ein wichtiger Bestandteil jeder Sitzung. Eine Reflexion ist für die Nachbereitung der Sitzung essentiell, und ein rundes Ende trägt dazu bei, dass alle Teilnehmenden mit einem guten Gefühl aus der Sitzung herausgehen.